Niks is vervelender dan een klant die de rekening niet betaalt. Heb jij zo je best gedaan voor deze klant betaald hij of zij de rekening niet. Veel ondernemers zullen dit probleem helaas herkennen. Gelukkig zijn er een paar stappen die jij kunt nemen om alsnog je geld te krijgen.
Er is weinig zo vreselijk aan het ondernemen als klanten die niet doen wat ze moeten doen. En het vreselijkste is als ze jouw rekening weigeren te betalen. Dit kan verschillende oorzaken hebben, maar hoe je het wend of keert, leuk is het niet. Om te zorgen dat jij niet teveel schade loopt, deel ik graag een paar stappen die jij kunt doorlopen om alsnog betaald te worden.
1. Wat is het probleem?
Kijk als eerste naar het probeem van de klant. Wat is de reden dat jouw klant de rekening niet betaalt? Is hij niet tevreden, zoek dan naar een oplossing waar jullie beiden tevreden mee zijn. Ontevreden klanten kan je maar beter zo goed mogelijk helpen om te zorgen dat je ze alsnog tevreden kunt maken.
Kan de klant de rekening niet betalen, of krijg je geen gehoor, dan zul je juridische stappen moeten nemen. Hierbij is het van belang dat je ze goed uitvoert. Maak je hierbij fouten kan het zijn dat je jouw geld helemaal niet meer kunt krijgen en dat zou zonde zijn.
2. Stuur een herrinering
Na het betalingstermijn voorbij is van jouw factuur is het verstandig om een herrinering te sturen. Stuur een nette mail naar de klant, voeg de factuur nogmaals bij en zeg dat deze nog open staat. Vaak zorgt dit ervoor dat jij je geld krijgt en was jouw klant de factuur gewoon vergeten. Vervelend maar niks aan te doen.
Bij een particulier ben je verplicht om tenminste één herrinering te sturen, bij bedrijven werkt dit anders. Toch is het wel aan te raden om jouw klant niet direct op de kast te jagen door hardere stappen te nemen.
Wat ik zelf doe is een mail zonder nieuw termijn, maar ik vraag of de rekening zo spoedig mogelijk betaald kan worden. Zo blijf je vriendelijk, maar geef je ze wel minder vrijheid als wat een consument krijgt. Een consument moet namelijk wel een termijn krijgen van 14 dagen.
3. Aanmaning sturen
Blijft de betaling uit dan zal je een aanmaning moeten sturen naar de klant. Een aanmaning is een hele formele brief waarin je de klant in gebreke stelt. Ook hier zit een verschil tussen een particulier en een zakelijke klant. Particulieren mogen geen kosten in rekening gebracht krijgen bij een aanmaning, voor zakelijke klanten mag je de voorwaarden pakken die in jouw algemene voorwaarden staan.
Lees ook: Dit is waarom het zo belangrijk is om je juridische documenten op orde te hebben!
In de aanmaning moet je een aantal punten vermelden:
- Verwijzing naar de levering en hoe jij ervoor hebt gezorgd de betaling te ontvangen;
- Een betalingstermijn van 14 dagen;
- Melding van de incassokosten, wettelijke rente en juridische stappen die je neemt indien de betaling uit blijft.
Tip, verstuur een aanmaning altijd aangetekend via de post, zo heb je juridisch bewijs dat de klant de aanmaning ook daadwerkelijk ontvangen heeft.
Tip 2, heb je er zelf weinig verstand van en wil je het wel goed regelen? Zoek dan een incassoadvocaat of -jurist die met je mee kan kijken, zodat het goed gaat. Of bekijk hier een voorbeeldbrief.
4. Incassobureau inschakelen
Heeft je klant nog steeds niet betaald? Je zal nu hardere stappen moeten nemen om te zorgen dat je klant wel gaat betalen. Schakel een incassobureau in die jou gaat helpen het geld te innen. Veel bureau’s werken op basis van no cure no pay, krijgen zij ook geen geld van de klant dan hoef je ook niks te betalen. Dat is een groot voordeel. De kosten van het incassobureau worden bij jouw klant in rekening gebracht, zodra alles verloopt zoals het zou moeten kost dit je ook niks. Alleen betaalt de klant niet altijd de incassokosten, via een rechtszaak kan je dit alsnog afdwingen, maar in de praktijk gebeurt dat zelden wegens het geringe belang.
Een incassobureau heeft naast druk zetten weinig dwangmiddelen ter beschikking om de klant tot betaling over te laten gaan. Een incassobureau wordt aangetoont met het spreekwoord: blaffende honden bijten niet. Ze kunnen veel druk zetten, maar hebben juridisch gezien geen bevoegdheid om meer te doen. Daarom is het soms nodig om nog een laatste stap te zetten.
5. Deurwaarder inschakelen
Gaat de klant echt niet betalen dan is er nog een mogelijkheid om er een deurwaarder op af te sturen. Dit is zwaar en grof geschud en daarom moet dit ook wel om aanzienlijke bedragen gaan. Je kan er ook direct voor kiezen om met een deurwaarder te werken en het incassobureau over te slaan. Een deurwaarder heeft meer bevoegdheden en kan daarom meer druk uitoefenen om de betaling voor elkaar te krijgen.
Indien de factuur niet voldaan wordt, dient er een gerechtelijke procedure gestart te worden. Dit kan en mag een deurwaarder voor je doen, hij of zij zal dan een dagvaarding uitrijken aan jouw klant. Vervolgens kan de deurwaarder aan de slag met dwangmaatregelen om te zorgen dat jouw klant gaat betalen. Zo kan er daadwerkelijk beslag gelegd worden op roerende en onroerende zaken. Dat is heftig en daarom is een deurwaarder ook de laatste stap om te nemen. Hiervoor heeft de deurwaarder wel een vonnis van een rechter nodig, dit om de klant wel zoveel mogelijk te beschermen.
Volgende keer zal de faillissementsprocedure uitgelegd worden. Een ander middel als een klant de rekening echt niet kan betalen.
Heb jij te maken met een klant die de rekeningen niet betaalt en heb je hulp nodig? Stuur dan een mailtje naar emma@www.emmastaxlaw.nl en ik zal kijken wat ik voor je kan betekenen. Zelf pak ik dit soort zaken niet op, maar ik denk graag met je mee en ben helaas ervaringsdeskundige op dit gebied, dus ik kan je zeker helpen met de eerste stappen!
