Het klinkt je vast bekend in de oren, juristen die zeuren over algemene voorwaarden, privacyverklaringen en al die andere saaie juridische documenten. Ze blijven er maar op hameren dat deze eigenlijk voor iedere onderneming noodzakelijk zijn, maar welke documenten heb jij dan nodig voor jouw bedrijf, en wat is daar dan zo belangrijk aan?
Welke documenten heb je nodig?
Privacyverklaring
Voor iedere onderneming is een privacyverklaring verplicht. Of nou ja, de privacyverklaring zelf is niet verplicht, maar je hebt wel een informatieplicht waar je aan moet voldoen. Je bent verplicht je klant of websitebezoeker, maar eigenlijk iedereen van wie je persoonsgegevens verzamelt, onder andere te informeren over welke gegevens je verzamelt, waarvoor, voor hoe lang en met welke wettelijke grondslag. De meest logische of de meest voorkomende manier om dat te doen, is door middel van een privacyverklaring. Het begrip verwerking is in juridische zin vrij breed, het gaat niet alleen om of je deze gegevens ook daadwerkelijk gebruikt. Het enkel kunnen inzien van deze gegevens is al voldoende!
Verwerkersovereenkomst
Zijn er ook derden die de door jou verzamelde gegevens kunnen inzien? Dan is het verplicht een verwerkersovereenkomst met deze partijen te sluiten. Let op: dat is dus ook jouw boekhouder, het boekhoudprogramma of bijvoorbeeld mailchimp! Bij grote partijen kan je deze verwerkersovereenkomst vaak zo downloaden en hoef je daar verder niet veel voor te doen. En goed nieuws voor jou, Emma heeft de verwerkersovereenkomst tussen jou en je favoriete boekhouder/belastingadviseur al geregeld in haar algemene voorwaarden! Die kan je dus vast afvinken.
Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn in principe niet verplicht, maar wel heel belangrijk! Algemene voorwaarden zijn de spelregels van jouw onderneming. Door algemene voorwaarden vast te leggen bespaar je jezelf een hele hoop gedoe. Klanten weten vooraf waar ze aan toe zijn, maar ook jij hebt op deze manier meer zekerheid. In je algemene voorwaarden kan je namelijk onder andere regelen wat je verwacht van de klant. Wat doe je bijvoorbeeld als deze niet op tijd betaalt? En wat doe je in situaties waarin jij of je klant door een onvoorziene omstandigheid niet meer aan de verplichting kan voldoen? Ook kan je in algemene voorwaarden je eigen risico op bijvoorbeeld aansprakelijkheid verkleinen.
Overig
Wat is hier dan zo belangrijk aan?
Het op orde brengen van de juridische zaken van jouw onderneming is misschien voor jou niet het leukste werk, maar wel heel belangrijk! De investering haal je er meer dan uit doordat je meer zekerheid en wanbetalers weet te voorkomen en aan te pakken! Ik som nog een aantal redenen voor je op om direct aan de slag te gaan:
Je werkt met mensen
Jouw klanten zijn ook personen en daarom wil jij het goed doen. Om het voor je klant zo prettig mogelijk te maken is het verstandig de juridische zaken goed op orde te hebben. De klant heeft immers het recht te weten waar hij of zij aan toe is, zeker als het gaat om persoonsgegevens van diegene. Want zeg nou eerlijk, ook jij zou als klant graag willen weten waar je aan toe bent, toch? Bovendien is het voor jou ook een stuk prettiger werken als zowel jij als je klant van te voren weet wat je te wachten staat.
Autoriteit Persoonsgegevens
Misschien is de kans dat je ‘betrapt’ wordt als je je zaken niet op orde hebt niet in alle gevallen even groot, maar dat wil niet zeggen dat de kans er niet is. Bovendien heeft men de mogelijkheid voor klanten om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat wil je natuurlijk voorkomen.
ZEKERHEID
Ik kan het niet vaak genoeg benadrukken. Geef jezelf als ondernemer zekerheid! Leg vast wat jij van je klant verwacht en wat de klant van jou mag verwachten, en voorkom dat je later in de problemen raakt. Misschien gaat het inderdaad 9 van de 10 keer wel goed, maar die ene keer dat het dan toch mis gaat kan je duur komen te staan. Dek eventuele risico’s van te voren in en creëer op deze manier voor jou én voor je klant een veilige werkomgeving.
Weet wat je rechten zijn
Door jouw rechten en plichten en die van de klant vast te leggen in de algemene voorwaarden, weet je van tevoren waar je aan toe bent. Op deze manier weet jij ook welke stappen je kunt ondernemen als jouw klant zich niet aan de afspraak houdt.
Professionaliteit
Het beschikken over passende juridische documenten zorgt ervoor dat je nóg meer professionaliteit uitstraalt, wat klanten nog net even over de streep kan trekken!
GO!
In een aantal korte punten heb ik je uitgelegd welke documenten je moet hebben, en waarom je deze ook moet willen hebben. Naast deze niet zo zeer juridische benadering van waarom je deze documenten moet hebben, kan ik je ook gaan vermoeien met de juridische benadering, maar dat zal ik je besparen ;).
Nu je deze blog tot het einde hebt gelezen hoop ik je ervan te hebben overtuigd zo snel mogelijk te willen werken aan jouw juridische documenten. Maar hoe moet je dat dan doen? Met mijn bedrijf De Law Studio help ik jou en andere ondernemers met het opstellen van deze documenten. Ik schrijf juridische documenten in begrijpelijk Nederlands en daarnaast geef ik je een hoop waardevolle tips en aanwijzingen. Ik stel je de hoogte van jouw rechten en plichten, zodat jij precies weet waar je aan toe bent. Zo zijn jouw algemene voorwaarden, privacyverklaring etc. voor jou, maar ook voor je klant helemaal duidelijk!
Wil jij verzekerd zijn van juridische documenten die naadloos aansluiten bij jouw bedrijf? Dan help ik je graag!
Heb je vragen of heb je hulp nodig bij het opstellen van jouw juridische documenten? Volg @de.law.studio op instagram voor handige tips, stuur een berichtje via instagram of mail naar Merel via delawstudio@gmail.com!
