Boekhouden is best lastig, vooral door de vele posten waaruit je kunt kiezen en alle uitzonderingen die er zijn. Om het wat makkelijker te maken deel ik graag met je een overzicht van de posten, ook wel categorieën waarvan het handig is als ze daar in elk geval gebruik van maakt in je boekhouding.
De ontvangen facturen zetten op de juiste post is voor jezelf erg makkelijk, zo zie je eenvoudig waar jouw geld heen gaat. In een overzicht kan je zien hoeveel je hebt uitgegeven aan een bepaalde kostensoort. Dit is erg belangrijk om duidelijk te hebben voor als je naar de cijfers kijkt, maar daarnaast is het voor meerdere dingen handig. Bij het doen van de aangifte inkomstenbelasting gelden er verschillende regels over sommige kostensoorten. Als jij ze in een keer goed in de boekhouding verwerkt zorgt dat voor minder werk bij het doen van de aangifte. En weet je ook zeker dat je daar geen fouten zult maken. Daarnaast hebben sommige boekhoudprogramma’s ook slimme functies als standaard het btw bedrag goed doen, waardoor de categorieën erg handig zijn. Benieuwd welke categorieën jij zeker moet hebben in de boekhouding? Lees dan snel verder.
Volgende maand zal ik de beperkt aftrekbare kosten behandelen.
Investeringen
Op het moment dat jij een bedrijfsmiddel koopt wat langer dan één productieproces meegaat én wat een aanschafwaarde heeft van meer dan €450 ex btw dan dien je dit als investering op te geven. Hierbij kan je denken aan: mobiele telefoons, laptops, computers, ipads, machines etc.
Hieronder valt niet: je business coach die duizenden euro’s kost, de rebranding, de nieuwe website (tenzij je een webshop hebt, dan kan dit eventueel wel), dure inkoopproducten etc.
Consumptiekosten
Ga je uit eten met een klant of laat je thuisbezorgd komen op kantoor met een zakelijke relatie? Dan dien je deze kosten op te voeren als consumptiekosten. Tip: vermeld in je boekhouding altijd met welke zakelijke relatie je bent wezen eten om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.
De uitleg staat in dit artikel. Voorkom deze veelgemaakte fouten in de boekhouding deel 2 – Fout 4: Eten en drinken op de zaak.
Representatiekosten
Stuur jij wel eens cadeautjes op naar je klanten? Dan valt dit onder representatiekosten. Representatiekosten zijn kosten waar geen tegenprestatie tegenover staat. Dus bijvoorbeeld het kerstgeschenk wat jij naar je zakelijke relaties stuurt. Deze kosten zijn namelijk beperkt aftrekbaar en hebben daarom een eigen categorie nodig.
Tip: stuur jij een welkomscadeau naar je nieuwe klanten? Boek dit dan onder verkoopkosten. Dat is belastingtechnisch voordeliger.
Congres, seminar of zakenreis
Op het moment dat jij voor je werk congressen of seminars bezoekt of op een zakenreis gaat, zoals een workation dan dien je dit op een aparte kostenpost te zetten. De reden hiervoor is, is dat ook deze kosten niet volledig aftrekbaar zijn.
Ook het eten, de reiskosten etc. naar deze activiteit toe zijn beperkt aftrekbaar, boek dit daarom ook onder deze kostenpost.
Inkoopkosten
Voor een volledige winstberekening dien je eerst de inkoopkosten van de omzet af te halen. Dan heb je de brutowinst/bruto marge. In de aanigfte inkomstenbelasting wordt de winst op deze manier berekend. Daarom is het erg handig om de inkoopkosten op deze manier te boeken.
Let op: voor de inkomstenbelasting gaat het wel om inkoopkosten van de omzet. Heb jij een voorraad nog in het magazijn, dan dien je deze waarde van de inkoopkosten af te trekken bij het doen van de aangifte.
Reis- en verblijf
Klanten in het buitenland waar je naar toe moet reizen en verblijven? Deze kosten mag je op deze categorie neerzetten. Daarnaast kan je hier ook je autkosten en dat soort uitgaven opzetten.
Huisvesting
Heb jij een kantoorpand? Dan kan je alle kosten die je daarvoor maakt op deze kostenpost zetten. Denk hierbij aan het meubilair, de huur en dat soort zaken. Let op de prijs van het meubilair, indien dit boven de €450,- uitkomt dan mag je dit boeken als investering.
Overige kosten
De rest van de kosten die je maakt zullen overige kosten zijn. Kijk hierbij voor jezelf wat je handig vindt. Zijn er kosten waarvan jij graag het inzicht wilt hebben? Maak hier dan een aparte categorie voor aan. Zo behoud je veel beter het overzicht in de kosten die je maakt dan als je het op een grote berg gooit.
Waarom verschillende boekhoud categorieën?
Sommige categorieën moeten simpelweg omdat het handig is voor de aanigfte inkomstenbelasting. Maar de voornaamste reden is om inizcht te krijgen in je administratie. Door categorieën toe te voegen kan jij eenvoudig zien waar je geld aan uitgeeft. Zo heb jij inzicht in je boekhouding en kan jouw bedrijf next level groeien. In een oogopslag kan je zien waar alles heen gaat. Vind je een categorie te groot? Dan kan je eenvoudig bekijken waar je je kosten moet verlagen.
Hulp nodig met het inrichten van jouw boekhouding zodat je de juiste categorieën hebt die bij jouw bedrijf passen? Neem dan contact op via de email: emma@www.emmastaxlaw.nl. Indien je hulp kan gebruiken met jouw belastingaangiften kan je hier een gratis kennismakingsgesprek inplannen.
Masterclass
Master jouw money mindset
Dit leer je tijdens de masterclass:
-
- Het belang van een goede money mindset
- Geld uitdagingen herkennen
- Geld uitdagingen overwinnen
- Manieren om grip te krijgen op je geld
- Het belang van investeren
- Het bepalen van je uurtarief
- Vast houden aan je uurtarief
- Hoe je je money mindset kan vergroten
- Het antwoord op jouw money mindset vragen
