Boekhouden is best lastig, vooral door de vele posten waaruit je kunt kiezen en alle uitzonderingen die er zijn. Gelukkig geldt er voor een groot deel van de boekhouding dat je dit vooral inricht voor je eigen inzicht. In deze blog helpen wij je graag verder op weg met de boekhoud categorieën, zodat jij aan de slag kunt met een goede boekhouding waarbij je ook voldoende inzicht krijgt.
Allereerst is het van belang dat je met een goed boekhoudprogramma aan de slag gaat om je boekhouding te regelen. Op die manier maak je het voor jezelf een stuk eenvoudiger om een goede basis van je bedrijf neer te zetten.
Daarnaast is het gebruik van boekhoud categorieën (ook wel grootboekrekeningen genoemd) erg handig voor als jij straks je aangifte inkomstenbelasting moet doen. Want bij het invullen van jouw aangifte, wil de Belastingdienst ook via verschillende categorieën zien hoe jouw winst tot stand is gekomen. Maar wat boek je op welke grootboekrekening?
Welke grootboekrekening moet ik gebruiken?
Hieronder staat een overzicht met verschillende kostensoorten voor in de boekhouding. Veel van deze boekhoud categorieën kan je nog verder opdelen om nog meer inzicht te krijgen in jouw bedrijf.
Omzet
De eerste belangrijke categorie is omzet. Hierop boek je alle facturen die jij verstuurt aan je klanten.
Investeringen
Op het moment dat jij een bedrijfsmiddel koopt wat langer dan één productieproces meegaat én wat een aanschafwaarde heeft van meer dan €450 ex btw dan dien je dit als investering op te geven. Hierbij kan je denken aan: mobiele telefoons, laptops, computers, ipads, machines etc.
Hieronder valt niet: je business coach die duizenden euro’s kost, de rebranding, de nieuwe website, dure inkoopproducten etc.
Meer over investeringen verwerken in je administratie lees je hier!
Eten en drinken / lunches en diners
Eten en drinken met een (potentiële) zakenrelatie kan geboekt worden op deze categorie. Hierbij gaat het zowel om eten gekocht in een supermarkt, in een restaurant of via thuisbezorgd.
Tip: vermeld in je boekhouding altijd met welke zakelijke relatie je bent wezen eten om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.
Eten en drinken is beperkt aftrekbaar en daarnaast mag je de btw niet terugvragen indien je in een restaurant bent.
Representatiekosten
Relatiegeschenken, feestjes en andere kosten die je maakt om je bedrijf goed te presenteren richting anderen waar geen tegenprestatie voor tegenoverstaat.
Voor deze kosten geldt een aftrekbeperking en dienen daarom op een herkenbare categorie geboekt te worden in de administratie.
Tip: stuur jij een welkomscadeau naar je nieuwe klanten? Boek dit dan onder verkoopkosten. Dat is belastingtechnisch voordeliger, omdat je dan onder de aftrekbeperking uit komt.
Congres, seminar of zakenreis / livedagen en netwerkborrels
Op het moment dat jij voor je werk congressen of seminars bezoekt of op een zakenreis gaat, zoals een workation dan dien je dit op een aparte kostenpost te zetten. De reden hiervoor is, is dat ook deze kosten niet volledig aftrekbaar zijn. Hieronder vallen ook livedagen en netwerkborrels.
Ook het eten, de reiskosten etc. naar deze activiteit toe zijn beperkt aftrekbaar tot een maximum vna €1.500, dit kan je het beste boeken onder reiskosten congressen, seminars etc.
Uitzondering: op het moment dat het congres etc. noodzakelijk is voor het uitoefenen van jouw bedrijf dan geldt de aftrekbeperking niet en dat dien je dan ook op verschillende categorieën te boeken. Dit speelt in branches die verplichte opleidingspunten hebben.
Inkoopkosten
Alle producten en diensten die jij inkoopt om door te verkopen mag je boeken op de categorie inkoopkosten. Indien je producten verkoopt is het wel van belang dat je de voorraad hiervan bijhoudt, want voor de winstberekening heb je de inkoopwaarde nodig van de producten die je hebt verkocht. Dus de voorraad wordt hierbij niet meegenomen.
Reis- en verblijf
Op deze categorie kan je kosten zetten zoals het openbaar vervoer, reiskostenvergoedingen en indien je een auto op de zaak hebt de autokosten daarvan.
Huisvesting
Heb jij een kantoorpand? Dan kan je alle kosten die je daarvoor maakt op deze kostenpost zetten. Denk hierbij aan de huur, de gemeentelijke kosten, het meubilair, de huur en dat soort zaken. Let op de prijs van het meubilair, indien dit boven de €450,- uitkomt dan mag je dit boeken als investering.
Contributies en abonnementen
Alle contribities en abonnementen die je zakelijk hebt lopen voor je bedrijf kan je boeken op deze categorie.
Verkoopkosten
Onder verkoopkosten kan je alle kosten neerzetten die jij maakt bij de verkoop van je goederen of diensten. Denk aan de welkomspakketjes voor klanten, de Facebook advertenties en al dat soort zaken.
Adviseurs
Op deze categorie kan je de kosten boeken van je boekhouder, accountant of belastingadviseur, de jurist en alle overige adviseurs die je nog in je bedrijf gebruikt.
Financiële kosten
Denk hierbij aan de bankkosten, Mollie en dat soort kosten.
Kennisontwikkeling
Opleidingen en cursussen mogen enkel op de zaak als het volledig zakelijk is én het bestaande kennis op pijl brengt. Is dat niet het geval, dan zijn het geen zakelijke kosten.
Daarnaast mag je qua boeken enkel vakliteratuur op de zaak zetten. Een normaal ondernemersboek kan je dus beter privé aanschaffen.
Verzekeringen
Alle zakelijke verzekeringen die je hebt, die kan je op de categorie verzekeringen boeken. Denk hierbij aan verzekeringen voor aansprakelijkheid, personeel, inboedel etc.
Een AOV wordt gezien als een privé verzekering dus deze kan je in principe buiten je boekhouding laten. Hierbij geldt wel dat je belastingvoordeel krijgt, dus het kan geen kwaad om de facturen goed te bewaren.
Overige kosten
Alle kosten die je nu nog niet op een categorie hebt gezet kan je zetten op overige kosten of bedenk er zelf een mooie categorie voor!
Waarom verschillende boekhoud categorieën?
Sommige boekhoud categorieën moeten simpelweg omdat het handig is voor de aanigfte inkomstenbelasting. Maar de voornaamste reden is om inizcht te krijgen in je administratie. Door categorieën toe te voegen kan jij eenvoudig zien waar je geld aan uitgeeft. Zo heb jij inzicht in je boekhouding en weet je ook wat je moet doen om meer geld over te houden. Wat zijn de grootste kostenposten en waar druppelt er geld weg? Door te werken met de juiste boekhoud categorieën wordt dat ineens een stuk inzichtelijker en kan jouw bedrijf next level groeien. In een oogopslag kan je zien waar alles heen gaat. Vind je een categorie te groot? Dan kan je eenvoudig bekijken waar je je kosten moet verlagen.
Meer leren hierover?
Wil jij aan de slag met het op orde maken van jouw boekhouding en kan je hier wel wat hulp bij gebruiken? In de Inkomstenbelasting training leren we je er alles over. Neem hier een kijkje om er meer over te lezen.
wat zijn algemene kosten boekhouding / kostensoorten boekhouding / kantoorbenodigdheden boekhouding / grootboekrekening website kosten
